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仕事に就活に!既卒・第二新卒必読!正社員未経験者も絶対押さえておきたいPCスキルって?

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2016年12月20日

今の時代、PCスキルの全く必要ない職業はほぼ存在しないと思います。どんな職種であれ、最低限のPCスキルは必須です。

例えばメール作成は、ビジネスメールに関していえばある程度は決まった文章ですよね。毎回同じ内容を1から入力するのと、テンプレートを作成しておいて使い回すのとでは仕事のスピードが全く変わってきますよね。仕事のできる人は仕事のスピードが速いです。仕事のスピードを速くするためには“PCスキルを磨く”ということも1つの手段になってくるでしょう。

そこで今回は職種別にどんなPCスキルを磨けばよいのか、また仕事のスピードアップにつながる“PC操作の秘訣“についてもご紹介したいと思います。

職種別!押さえておきたいPCスキル

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これからご紹介するのは職種毎に特に必要とされるPCスキルです。

全職共通:メールの作成

メール作成は全職共通してできなければなりません。会社によって使っているメールのソフトが違いますが、頻繁に使う文章はテンプレート化して使い回せるように設定しましょう。

また時間が経ってから「あのメールどこだったっけ?」と膨大なメールから目的のものを探すのには時間がかかります。ムダな時間を少しでも減らして効率よく仕事を進めるために、メールのフォルダをきちんと振り分けしましょう。これらは初めに設定しておくことが大切です。

事務職:Word

Wordが必要なのは事務職だけではありませんが、特に一般事務、営業事務、アシスタント、貿易事務、秘書など事務系の仕事をする上でWordスキルは欠かせません。表の作成、図の挿入、PDF化など最低限の基本操作はできるようになりましょう。

マーケティング・研究・経理:Excel

Excelも様々な職種で必要ですがマーケティング、研究、経理、企画職では特に高いレベルのExcel技術が求められます。データ解析ではExcel関数を組まなければなりません。パターンによって使う関数も変わってくることが多く、実際にやらないと身につきません。データから分かりやすいグラフを作成することも必要になります。

またExcelは非常に便利な機能がついています。例えば、ボタン1つで表をあいうえお順に並べ替えたり、莫大な量のデータの中から必要な数字を瞬時に拾い上げたりできます。コピー機能も優れており、1つ1つの関数を組まなくてもパターンを認識して別の表に適応できます。このような機能を使いこなせるようになると操作のスピードも大幅にアップします。

営業・広報・企画・マーケティング:PowerPoint

PowerPointはプレゼンテーションなど何か提案したり協議したりするときに使われます。営業・広報・企画・マーケティング職で頻繁に使われます。

グラフの挿入、ヘッダー・フッターの設定などの基本機能を使いこなすだけではなく色使い、データの見せ方、デザインなどある意味センスが必要です。「自分は芸術的センスがないから苦手」と諦める必要はありません。プロの色使い、見せ方を真似ればよいのです。

インターネットにフォーマット、サンプルはごろごろ転がっています。画像検索して、数ある中からテーマに合ったものを選んで参考にしてみましょう。会社の“できる先輩”の資料を参考にするのも良いでしょう。商談が成立した資料を元にすると、コツを早くつかむことができます。

Word, Excel, PowerPointのスキルを身につけるには?

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もちろん書籍を購入して独学で勉強・練習するのも良いですが、時間とお金に余裕があるのであれば資格を取得しましょう。なぜならPCスキルの資格であればどの職種にも活かせるからです。取得して損はないと思います。

PCスキルの資格でお勧めは「MOS:マイクロソフト オフィス スペシャリスト」です。実技試験もあるのでケーススタディをしながら実務力を身につけられます。独学でも通信講座でもパソコン教室でもMOSの資格の勉強はできます。試験は毎月1~2回、日曜日に全国で実施されています。

また、UZUZが運営しているUZUZカレッジでもExcel/Wordの基礎知識を学ぶことができます。その他、ビジネススキルも全て無料で身につけることができます。ハイブリッドコース、ITエンジニアコース、営業コースがあります。興味のある方は是非こちらへ。

PC操作スピードを上げる秘訣:マウスを使うな!

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タイピングが速いに越したことはありません。しかしPCの操作スピードを上げるにはタイピングだけではありません。

それは“マウスを使わない”ということです。キーボードとマウスの間で手を行き来するのは時間のムダです。マウスの方が操作が速い場合もありますが、ショートカットキーを駆使して短時間でできる操作は極力キーボードを使用するようにしましょう。

最低限知っておくべき操作をご紹介します。覚えるまではパソコンに付箋などで貼り付けて使ってみてください。

  • Ctrlキー+A:すべて選択
  • Ctrlキー+C:コピー
  • Ctrlキー+V:貼り付け
  • Ctrlキー+X:切り取り
  • Ctrlキー+Z:操作を1つ戻す
  • Ctrlキー+P:印刷ページに移動

(注意)これらはWindowsショートカットキーです。

これら以外にも、文字変換の際tabキーを押すと候補が全て表示される機能やprint screenキーでは表示画面を画像としてコピーすることが可能です。

これらの便利機能を使いこなせるのと、そうでない場合とでは仕事のスピードが大きく変わってきます。先輩や上司に「この子、仕事が速いな」と認めてもらうためにもこのような機能を覚えてフル活用できるようになりましょう。

PCスキルは未経験からでも身につけられる!

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いかがでしたか。PCスキルはどれも特別な知識や技術が必要なわけではありません。慣れれば誰でもできます。ただ使いこなすにはそれなりに時間をかけて習得する必要があります。
就職活動、そして就職してから少しでも仕事を効率的に進められるように皆さんも是非PCスキルを磨いてください。

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ウズウズカレッジ運営スタッフ
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