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正社員未経験でも身につけておきたい!既卒・第二新卒が押さえるべき3つの「ビジネスマナー」とは?

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2016年12月19日

既卒や第二新卒は新卒採用とは違い、未経験であっても、基本的なビジネスマナーを身につけていることを企業側に求められます。就職してからビジネスマナーを身につけるのでは遅く、面接でも見られるポイントであるとともに、企業に入るときには、実践できることが望ましいです。そこで、面接など就職活動でも役立つ、基本的なビジネスマナーをご紹介します。

基本的なビジネスマナーは面接の前に身につける

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新卒での入社の場合、ビジネスマナーを知らないことを前提として、新入社員研修で電話の受け方や名刺交換の仕方といった基本的なビジネスマナーを学ぶ機会があります。しかし、既卒や第二新卒の場合、研修を受ける機会がないことが大半であり、自分で入社前にビジネスマナーを身につけておくことが必要です。

さらには、企業に採用が決まってからビジネスマナーを覚えればよいというわけではありません。面接の際には、受け答えのときの言葉遣いや姿勢などから、ビジネスマナーが身についているか見られているのです。

就職活動と並行して、最低限必要な基本となるビジネスマナーは、身につけておきましょう。

未経験でも知っておきたいビジネスマナー1:名刺交換

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商談の際に初めて会う相手とは、名刺交換をするのがビジネスマナーです。就職活動でも採用担当者などから名刺をいただくこともあるでしょう。

名刺交換では訪問者、あるいは目下の人から名刺を渡します。名刺入れの上で名刺を持って差出して、会社名や部署、氏名を名乗ります。名刺は「頂戴します。よろしくお願いいたします」といい、両手で受け取ります。しかし、実際には相手と同時に名刺を出してしまうことも多く、お互いに右手で差し出して、左手で受け取って両手に持ち直すといったように、臨機応変に対応しましょう。

商談の間は、いただいた名刺は名刺入れの上に載せて、テーブルの右側に置いておきます。複数の方と名刺交換した際には、席順になるように並べておくのが基本です。そして、商談が終わるタイミングで名刺入れにしまいます。

ただし、就職活動のときは個人の名刺は不必要ですので、面札の際に名刺をいただく機会があっても、こちらからは渡す必要はありません。転職活動の人の場合も、現在の勤務先の名刺を渡すのは失礼に当たりますので、相手から在籍確認などを目的に求められたときだけ渡すようにします。

未経験でも知っておきたいビジネスマナー2:メール

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メールは就職活動での面接日程の調整などでも使うことがありますので、ビジネスマナーに沿ったやり取りができるように身につけておきたいものです。

まず、件名は内容の要約として、件名を見ただけでわかるものとし、(  )書きで自分の名前を入れておくと、誰からのメールかまで一目瞭然です。

本文には、「○○会社 人事部 課長 山田太郎様」といったように、相手の会社名・部署名・役職名・名前を書きます。「(株)」と略すことはせず、正式名称を記入するようにしましょう。

その後、「お世話になっております。」と書いてから、要件に入ります。最後には、自分の名前・メールアドレス・電話番号の入った署名を入れておきます。

未経験でも知っておきたいビジネスマナー3:電話対応

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新入社員は企業や職種によっては、電話をとる機会も比較的多いもの。掛かってきた電話に対しては自分で無理に対処しようとはせず、要件を的確に把握して、担当者に伝えるのが基本です。

3コール以内で電話をとって、「はい、○○社でございます。」とまずは名乗ります。ただし、名乗り方は企業によっては決められたものがあり、サービス業では「お電話ありがとうございます。○○社でございます。」といったパターンもありますので確認しましょう。この際、必ず自分の名前を名乗るように注意してくださいね。

つぎに、相手が名乗らなかった場合には、「恐れ入りますが、どちら様でいらっしゃいますか」と尋ねて、電話の相手の名前や企業名を把握します。その後、相手が指名した人が社内にいる場合には、「少々お待ちください」と伝えて保留にした後、電話をまわして相手の名前などを伝えます。

社内にいない場合には、「申し訳ございません。○○は外出中です」と伝えて、戻った時に折り返し電話を入れるか確認をしておきます。担当者が誰かわからない要件の場合には、簡単に要件を聞いて、上司や先輩、担当部署の人に代わってもらいましょう。

電話は臨機応変な対応が必要ですが、数をこなすうちに次第に慣れてくるものです。ただし、基本的な受け答えは把握しておくことが大切です。

人材紹介会社の就職支援サービスを利用する方法もあり

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未経験の人の中には、ビジネスマナーを本やWEBサイトなどから学んでも、「実際に理解できているか」「実践できるのか不安」といった人も少なくないでしょう。

特に社員での就労経験のない社会人未経験の既卒の人にとっては難しく、第二新卒の人でも働いていた期間が短い人などでは、ビジネスマナーが身についていないケースもあります。

そのような人を対象に、人材紹介会社によっては、登録者への就職支援サービスとして、ビジネスマナーに関する講座を設けています。人材紹介会社は専門的な仕事をしている人が利用するものといったイメージがあるかもしれませんが、昨今では既卒や第二新卒に対応した会社もあるのです。応募書類の書き方や面接の指導も受けられますので、面接でのビジネスマナーに即したふるまいが苦手な人にもおすすめです。

まとめ

新卒一括採用では、新入社員研修でビジネスマナーを基礎から学ぶことができますが、既卒や第二新卒では、そうした基礎的な研修は受ける機会がとられないことが多いです。1日も早く戦力となることが求められますので、ベースとなるビジネスマナーは身につけておきたいところです。

UZUZカレッジでの研修は、ビジネスマナーだけではなく、さらに一歩踏み込んで、WordやExcelのパソコン講座を学ぶとともに、「営業」や「ITエンジニア」の実務体験も行っています。働く力を実践で養いつつ、就職サポートが受けられますので、未経験の人でも安心して働き始めることができます。

「ビジネスマナーに不安がある」「実際に企業で働くことが務まるのか不安」といった人は、ぜひ、UZUZカレッジを利用してみてくださいね。

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Yui Umehara
Professor
Yui Umehara